Gesetzeskonforme Cloud-Backups für Notarinnen und Notare: Dürfen Kanzleien Ihre Backups in eine Cloud auslagern? Gute Frage, denn anders als in anderen Branchen gilt es hier, spezielle berufsständische Vorgaben seitens des Gesetzgebers einzuhalten.
Die Antwort lautet jedoch klar und eindeutig: ja! Es wird sogar empfohlen!
Diese beiden Aussagen basieren auf einem Schreiben zum Thema Cloud-Nutzung durch Notarinnen und Notare, das die Bundesnotarkammer am 22. April 2021 verfasst hat und den Länder-Notarkammmern hat zukommen lassen (Geschäftszeichen: E22).
Wir fassen hier die wichtigsten Aussagen aus dem Schreiben zusammen:
1. Grundsatz
Die wichtigsten Aussagen des Schreibens sind: Nach wie vor gilt, dass Akten und Verzeichnisse in der Geschäftsstelle bzw. den Systemen der Bundesnotarkammer gespeichert sein müssen.
Dies gilt jedoch nicht für andere – auch inhaltsgleiche – Speicherungen, also Backups. Diese gelten als Hilfsmittel im Sinne des §35 Abs. 2 Satz 2 Bnot¹.
Und damit ist die Speicherung von Backups in der Cloud erlaubt!
Allerdings ist die Speicherung in der Cloud an zwei Bedingungen geknüpft. Es müssen
• der Datenschutz
• die Vertraulichkeit bzw. die Verschwiegenheit
gewährt sein.
2. Anforderungen
Hieraus ergeben sich laut dem Schreiben der Bundesnotarkammer die folgenden Anforderungen:
A. Sorgfältige Auswahl des Anbieters
Der Anbieter des Cloud-Dienstes muss geeignete technische und organisatorische Maßnahmen („TOMs“) umsetzen, so dass die Datenverarbeitung im Einklang mit den Anforderungen der DS-GVO erfolgt. Dies ergibt sich sowohl aus der DS-GVO selbst (Art. 28 Abs. 1) als auch aus §26a Abs. 2 BnotO.
B. Abschluss der notwendigen Vereinbarungen
Hiermit ist gemeint, dass es nicht nur genügt, einen seriösen Anbieter auszuwählen, sondern, dass auch schriftlich vereinbart werden muss, dass die oben genannten Bedingungen – Gewährleistung des Datenschutzes und Vertraulichkeit – erfüllt werden.
Daher muss im Hinblick auf personenbezogene Daten eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung nach Art. 28 Abs. 3 DS-GVO geschlossen werden, wobei die Textform ausreicht.
Sollte der Dienstleister grundsätzlich Zugang zu den der Verschwiegenheit unterliegenden Tatsachen haben, so ist eine Verschwiegenheitsvereinbarung zu unterzeichnen. Dies ist z.B. dann notwendig, wenn ein Dienstleister nicht nur den Cloud Speicherplatz zur Verfügung stellt, sondern sich auch um die Durchführung der Backups und bei Bedarf der Wiederherstellung von Daten kümmert.
C. Datenschutzrechtliche Dokumentation
Weiterhin muss der Notar die Auftragsverarbeitung in der Cloud datenschutzrechtlich dokumentieren. Das bedeutet, er muss in seinem Verfahrensverzeichnis (nach Art. 30 Abs. 1 Satz 1 lit. E DS-GVO) die Kategorie von Datenempfängern eintragen (nicht der Dienstleister selbst, sondern die Kategorie, wie z.B. Cloud-Backup-Anbieter).
D. Datenübermittlung in ein Drittland
In diesem Fall gelten erheblich strengere Anforderungen, weshalb hier nicht weiter darauf eingegangen wird. Da die beiden B2B BACKUP Rechenzentren sich in Deutschland befinden, sind die Anforderungen im Sinne dieses Artikels nicht relevant.
3. Empfehlung
Schlussendlich wird in Kapitel V. des Schreibens sowohl auf die Notwendigkeit von Backups als auch auf die Vorteile von Cloud-Backups hingewiesen.
Die Notwendigkeit von Backups, die außerhalb der Geschäftsstelle gelagert werden, wird heutzutage niemand mehr anzweifeln. Denn niemand kann Brand, Vandalismus, Wassereinbruch usw. gänzlich ausschließen.
Darüber hinaus bietet ein – qualitativ hochwertiges – Cloud-Backup gegenüber dem „selbst-produzierten“ Backup sogar einen deutlichen Sicherheitsgewinn. Denn das „Standardverfahren“, bei dem Bänder oder Festplatten regelmäßig manuell ausgetauscht und im Zweifel an unsicheren Orten gelagert werden ist sowohl aufwendig als auch nicht sonderlich sicher.
Fazit: Gesetzeskonforme Cloud-Backups für Notarinnen und Notare sind möglich. Und: Die Bundesnotarkammer scheint sich, soweit würden wir in der Interpretation des Schreibens sogar gehen, unserer Liste der Vorteile eines Cloud Backups anzuschließen 😉.
Eine Zusammenfassung in noch komprimierterer Form findet man in der Deutschen Notar-Zeitschrift, die auf den Seiten der Bundesnotarkammer downloadbar ist (Seite 563).
1) Die Einschränkungen in §35 Abs. 4 gelten für Hilfsmittel nicht.
